Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)

Fiziksel ortamda mevcut olan belgelerin elektronik ortama geçirilmesi ya da elektronik ortamda belgelerin üretilmesi ve bu belgelerin kontrol edilmesi, düzenlenmesi, kullanılması ve arşivlenmesi için yapılan programlar ve uygulamalardır. Yazışmalarla ilgili bütün süreçlerin bilgisayar ortamında yapılmasına olanak sağlar.

    EBYS İle Amaçlanan Nedir?

EBYS ile; gerek kurum içi birimlerimiz arası yazışmalarımızı gerekse diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan yazışmalarımızın bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayarak;

  1. Yazışmaların standartlaşması,
  2. Yazışmaların sevk, paraf ve onay sürelerinin kısaltılması,
  3. Günlük işlerin yapılmasının yanı sıra kurumsal hafızanın korunması ve kurumsal faaliyetlere delil teşkil eden belgelerin güvenilirliğinin sağlanması,
  4. Harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesi,
  5. Yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenmesi, hedeflenmektedir.

    EBYS İle Ne Yapılabİlir?

  1. Tanımlı iş akışı yolları ile belgeler, zamanında doğru kişiye en kısa yoldan ulaştırılabilir.
  2. Birimlerde 7 gün 24 saat evrak alıp gönderilebilir.
  3. Belgelerin dolaşımı esnasında durumları takip edilebilir.
  4. Belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivlenebilir.
  5. Yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile belgelere tek tuşla ulaşılabilir.
  6. Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim imkanı sağlanabilir.
  7. Belgelerin dağıtım ve dolaşımındaki paraflama süreci ve sırası tanımlanabilir.
  8. Belgelerin birden fazla noktaya aynı anda tek tuşla dağıtımı yapılabilir.
  9. İzne çıktığımızda görevleri yürütecek birine vekalet verilebilir.
  10. Bekleyen ve işlem yapılan evraklar kontrol edilerek personelin performansı değerlendirilebilir.
  11. Belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliği sağlanır.
  12. Elektronik imza ile birlikte sadece kurum içi değil kurumlar arası yazışmaların bilgisayar ortamında yapılabilmesi sağlanacaktır.

    EBYS'nin Getirileri

  1. Doküman oluşturma ve saklama maliyetleri azalır,
  2. Belgelerin değiştirilmesine izin vermez.
  3. Kırtasiye giderlerinden, zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlar,
  4. Güvenli ve mekandan bağımsız erişim imkanı sağlar,
  5. Evrak akışını hızlı ve doğru sonuçlandırır,
  6. Süreçlerde tıkanan noktaları raporlar,
  7. Belgelerin imha edilmesine kesinlikle izin vermez. Belgeler ancak saklama planları çerçevesinde ve kontrollü olarak imha edilebilir.
  8. Saklanan belgeyi, yönetilen bilgiye dönüştürür.

    Rotasyon Formu EBYS de nasıl hazırlanır?

Evrak ekle ikonundan OLUR-Uygunluk Evrağı seçilir. Açılan ekranda göndereceğiniz makam ve dosya kodu seçildikten sonra taratılmış olan rotasyon formunu imza altı açıklama bölümüne eklenir.

Nasıl eklerim ?
İmza altı açıklama bölümünün yanındaki Word simgesine tıklanıp html haline getirilir. 2.adım olan yeşil oka tıklandıktan sonra taradığınız formu seçip ekleyebilirsiniz.


Daha sonra alt kısımdaki paraflayacak kullanıcılara dedikten sonra sıra imzalayacak kullanıcılara geldi.

İmza sırası :
• Anabilimdalı Başkanının imzası
• Rotasyona gidecek Anabilim dalı Başkanının imzası
• Dekan hocanın imzası

Unutulmamlıdır ki rotasyon formlarında Şablon kısmındaki " Olur-Uygunluk 3 imza " seçilmelidir.


    Kurum içi göndereceğim evrağı nasıl hazırlarım?

• Evrak ekle ikonundan Kurum içi giden evrak seçilir.
• Evrakın gittiği yer Kurumiçi olarak seçilir.
• Gönderilen makam kısmına da evrağı göndereceğiniz yer seçilir. Genel Koordinatörlüğe evrak göndermek isteyen kişiler birim ağacından Bezmialem Vakıf Üniversitesi Sağlık Uygulama ve Araştırma Merkezi Genel Koordinatörlüğü seçmelidir. Önceki uygulamamızda Tıp Fakültesi Dekanlığından genel koordinatörlüğe gönderiyorduk ancak herkes yetkisi dahilinde direk genel koordinatörlüğe gitmesi gereken evrakları dekanlığı seçmeden yollayabilecek.
• Dosya kodu göndereceğiniz evrağın konusuna göre dosya kodunu arama bölümünde yazarak bulabilirsiniz.




Paraflayacak kullanıcıları eklerken yanındaki küçük kutuya tıkladığınızda kendi birimizdeki amirleriniz, personeller ve memurlar gelir bunlardan seçim yapabilirsiniz ancak ilk önce beni ekle butonuna tıklayarak kendinizi eklemeniz gerekmektedir. Paraflayacağınız kişi açılan sayfada yazmıyorsa üst kısmındaki Arama Kriteri butonundan isim ile aratıp biriminizden olmayan kişiye de parafa gönderebilirsiniz.




İmzalayacak kullanıcılarda da paraftaki gibi listeden ismini seçerek işlemi tamamlayabilirsiniz.

    Evrağıma ek eklemek istiyorum ne yapmalıyım?













    İşlemi biten evrağı dosyasına nasıl kaldırırım ?





    Kurum dışına evrak gönderirken evrağı göndereceğim kamu kurumunu arama kısmında bulamıyorum ne yapmalıyım ?

• Kullanıcılar EBYS'de bulamadıkları diğer kamu kurumu birimini http://dtvt.basbakanlik.gov.tr adresinden bulmaları, ilgili birimin bağlı olduğu kamu kurumunu öğrenerek EBYS'de ilgili üst kurumu seçmeleri gerekmektedir. Son aşamada ise dağıtımın yapılacağı asıl kurum evrakın üzerine kullanıcılar tarafından yazılmalıdır.







    Ebys üzerinden işlemlerin takibini nasıl yapacağım ?





    Paraflanmak veya imzalanmak üzere bir evrak gönderdim ancak imzalanıp imzalanmadığını merak ediyorum ne yapmalıyım ?









    Hazırladığım evrakı nasıl silebilirim?

• Silinecek evrak kullanıcının zimmetinde olmalıdır.
• Silinecek evrak taslak durumunda olmalıdır(sayı almamış olmalıdır).
• Evrak sadece hazırlayan kişi tarafından silinebilir.




    E-İmza PIN kodu/Şifremi unuttum? PIN kodu/Şifremi 3 kez yanlış girdim ne yapmalıyım?

Eğer e-imzanızın pin kodunu unuttuysanız, veya 3 kez yanlış girdiyseniz aşağıdaki işlemleri sırası ile gerçekleştiriniz.

http://www.kamusm.gov.tr/ye giriniz.



ÖNEMLİ !! Kilit çözme işlemi için sisteminizde yüklü olan javanın güncel olması ve e-imzanızın takılı olması gerekmektedir.











PIN kodunuz ekranda çıktığında en altta PIN/PUK KAYDET butonuna tıklayarak şifrenizi pdf formatında bilgisayarınıza indirecektir.

PIN kodunu 3 kez yanlış girdiğiniz takdirde Kilit Çözme menüsünden yeni PIN kodunu belirlemeniz gerekmektedir.



    E-imza Kurulum Aşamaları

Bilgisayarınızın işletim sistemi ve işletim sisteminin 32 mi 64 bit mi olduğunu öğreniniz.



- AKİS Akıllı KART'da yer alan Nitelikli Elektronik Sertifikanın yüklü olduğu çipli parça işaretliyerlerinden dikkatlice çıkararak, flash bellek görünümündeki KART OKUYUCU'ya takınız.



http://www.kamusm.gov.tr/islemler/surucu_yukleme_servisi/ adresinde işletim sistemini seçerek akıllı kart ve kart okuyucu olmak üzere 2 adet sürücüyü indirip kurulum işlemini tamamlayınız.



- https://nesbireysel.kamusm.gov.tr/nb.go adresine gidip Şifreli Giriş'i tıklayın. Güvenlik Sözcüğü: E-imza başvuru formunda yazmış olduğunuz kelimedir. Güvenlik Sözcüğünü bilmiyorsanız Güvenlik Sözcüğümü Unuttum seçeneğini tıkladığınızda e-imza başvuru formunda belirtmiş olduğunuz e-posta adresinize gelen linke tıklamanız yeterlidir.



Giriş yaptığınızda SMS Onay Ekranı karşınıza gelir. Burada yazan cep telefonu numarasına onay kodu gelecektir. (Mesajın gönderilmesi için Onay düğmesine tıklayınız.)
- Cep telefonunuza gelen onay kodunu yazdıktan sonra açılan pencereden PIN / PUK Bilgisi butonunu tıklayarak pin kodunu görüp bilgisayarınıza kaydedebilirsiniz.
- PIN kodunuz E-imza Kullanım Şifrenizdir. PIN bilgisinin güvenli olarak muhafaza edilmesi E-imza sahibinin sorumluluğundadır.

    Gereğine gelen bir evrağı nasıl sonlandırırım?


Resimde görüldüğü üzere kişiye gereğine gelmiş. Bu kişi evrak sorumlusu olduğu için bu evrağı sevk etmesi gereken yerlere veya kişilere sevk etmektir. Alt taraftaki listede evrağın daha önce gittiği yerler gözükmektedir onlar dışında göndereceği birim veya kişi var ise o zaman aşağıda görüldüğü üzere İşlemler Butonundan ya kişiye sevk et ya da personele veya birimlere sevk et butonunu kullanabilirsiniz ve seçimlerinizi yapabilirsiniz. Onun dışında herhangi bir şekilde işlem yapmıyorsanız yani evrak gitmesi gereken birimlere gitmiş ve görmesi gereken kişiler görmüşse evrak size bilgisine veya gereğine dahi gelse sizin üstünüzde gözükecektir. İşlemler butonundan evrakı sonlandır demeniz evrağı dosyasına kaldırmanız anlamına gelir ve görev sizin üzerinizden düşer.



    Personelime evrakı nasıl sevk ederim ?

Evrakı personelime sevk etmek istiyorsam eğer aşağıdaki aşamaların takip edilmesi gerekmektedir.





Sevk edeceğimiz kişinin adı buraya yazılır ve sağ üst tarafta yazdığımız isim çıkar. Bu kişiye gereğine mi yoksa bilgisine mi göndermek istiyorsak burda seçilir ve Sevk Et butonuna basılır. Böylelikle evrak kişiye sevk edilmiş olur. Aynı evrağı birkaç kişiye göndermek istiyorsanız eğer seçim yapılan yere yine diğer kişinin adı yazılır ve sağ üst tarafta ilk yazdığımız kişinin altına düşer. İş akışı bu şekilde devam etmektedir. Sevk ettiğiniz evraklar gönderdiğiniz personelinize zimmetlenir. Evrağın tarihçesine baktığınızda kişiye zimmetlenmiş gözükmektedir.



    Aradığım evrağı bulamıyorum ne yapmalıyım?

Evrağın numarasını biliyorsanız eğer detaylı evrak aramadan genel numaratöre numarayı yazıp arama yaptığınızda bulabilirsiniz. Numarayı bilmiyorsanız eğer evrağın konusunu ya da kimin üzerinde olduğunu ya da kimin imzaladığını biliyorsanız arama kriterlerine bu bilgilerden birini ya da bir kaçını girmeniz yeterli olacaktır. Onun dışında izlenmesi gereken yollar aşağıdaki resimde belirtilmiştir.